1. Verantwortlicher, Geltungsbereich

1.1 Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, die Sodalitas GmbH, mail@sodalitas-gmbh.de. Wir nehmen den Datenschutz ernst.

1.2 Diese Datenschutzerklärung gilt für diese Website einschließlich aller Unterseiten und der Subdomain https://safe.sodalitas-gmbh.de.

2. Bedeutung der einzelnen Begriffe in dieser Datenschutzerklärung

Cookie

Textdatei, die auf Ihrem Endgerät vorübergehend („Session-Cookie“) oder dauerhaft („dauerhafter Cookie“) gespeichert wird und durch welche wir („eigene Cookies“) oder Dritte („Drittcookies“) bestimmte Informationen erhalten. Diese Textdatei kann keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen.

Drittland

Ein Land außerhalb der Europäischen Union.

Freiwillige Angaben

Personenbezogene Daten, die wir bei Ihnen abfragen, die keine Pflichtangaben sind, aber die Durchführung der Verarbeitung erleichtern.

Kontakt- und Anfragedaten

Personenbezogene Daten, die Sie bei der Nutzung des Kontaktformulars, bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder sonst bei einer Kontaktaufnahme bzw. einer Anfrage außerhalb eines Vertragsschlusses angeben.

Newsletter-Versanddaten

Personenbezogene Daten, die Sie beim Abonnement unseres Newsletters angeben, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse.

Nutzungsdaten

Personenbezogene Daten über die Nutzung unserer Website durch Sie, die bei Nutzung der Website insbesondere durch Drittcookies automatisiert erhoben werden.

Personenbezogene Daten

Alle Informationen, die sich auf Sie als eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Pflichtangaben

Personenbezogene Daten, die wir bei Ihnen abfragen und derer es zur Erfüllung der Zwecke der Verarbeitung zwingend bedarf. Pflichtangaben werden bei der Datenerhebung gesondert gekennzeichnet.

Vertragsdaten

Personenbezogene Daten, die Sie uns gegenüber angeben, um das Vertragsverhältnis mit uns zu begründen, inhaltlich auszugestalten, zu ändern oder zu beenden.

3. Allgemeines zum Umgang mit personenbezogenen Daten

3.1 Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, um Ihnen die Inanspruchnahme unserer Leistungen zu ermöglichen.

3.2 Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

3.3 Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

3.4 Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.

3.5 Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten von Ihnen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3.6 Die personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

3.7 Falls wir für einzelne Funktionen und Leistungen Ihre Daten an externe Dienstleister weitergeben, werden wir Sie nachfolgend im Detail über die jeweiligen Vorgänge informieren. Wir haben diese externen Dienstleister sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert. Die externen Dienstleister werden diese Daten nicht an weitere Dritte weitergeben, sondern sie nach Vertragserfüllung und dem Abschluss gesetzlicher Speicherfristen löschen, soweit Sie nicht in eine darüberhinausgehende Speicherung eingewilligt haben. Soweit unsere externen Dienstleister oder Partner ihren Sitz in einem Drittland haben, informieren wir Sie über die Folgen dieses Umstands in der Beschreibung der jeweiligen Datenverarbeitung. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an andere Dritte erfolgt ausnahmsweise auch dann, soweit wir zur Herausgabe dieser personenbezogenen Daten gesetzlich verpflichtet sind, wir werden Sie hierüber jedoch unverzüglich informieren.

3.8 Unsere Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit über personenbezogene Daten verpflichtet.

4. Ihre Rechte

4.1 Sie können Ihre Einwilligung zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber ganz oder teilweise widerrufen.

4.2 Im Fall einer Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO) oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO), können Sie der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Im Fall des Widerspruchs haben wir jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu unterlassen, es sei denn,

• es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder
• die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

4.3 Einer Verwendung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Im Fall des Widerspruchs haben wir jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung zu unterlassen.

4.4 Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über datenschutzrechtliche Sachverhalte zu beschweren.

4.5 Darüber hinaus haben Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung oder Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit.

5. Vertragsdaten

5.1 Wir verarbeiten Ihre Vertragsdaten, bei denen es sich sowohl um Pflichtangaben als auch um freiwillige Angaben handeln kann, zur Begründung, Durchführung sowie Änderung des Vertragsverhältnisses auf Basis der in Ziffer 3.3 genannten Rechtsgrundlage.

5.2 Zudem können wir Ihre Vertragsdaten verarbeiten, um Sie im Wege der Direktwerbung über weitere für Sie passende Produkte aus unserem Portfolio zu informieren. Ohne Ihre Einwilligung werden wir dies natürlich nur in Briefform tun. Die dafür einschlägige Rechtsgrundlage ergibt sich aus Ziffer 3.5. Sie können der Verarbeitung Ihrer Vertragsdaten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit widersprechen (Ziffer 4.3).

5.3 Eine Weitergabe Ihrer Vertragsdaten an Dritte erfolgt ausschließlich zur Vertragserfüllung. Empfänger solcher Daten sind insbesondere Versicherungsgesellschaften. Eine Übermittlung Ihrer Vertragsdaten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht geplant.

5.4 Ihre Vertragsdaten werden für die Dauer der Vertragserfüllung gespeichert und unverzüglich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Vorschriften die weitere Verarbeitung, insbesondere die Aufbewahrung, verlangen, die Aufbewahrung aus Beweisgründen (z.B. zur Geltendmachung von Forderungen oder zur Abwehr möglicher Schadensersatzansprüche) geboten ist oder die ausdrückliche Erlaubnis von Ihnen oder in Form einer gesetzlichen Ermächtigung vorliegt.

6. Kontakt- und Anfragedaten

6.1 Wir verarbeiten Ihre Kontakt- und Anfragedaten, bei denen es sich sowohl um Pflichtangaben als auch um freiwillige Angaben (z.B. um Sie persönlich ansprechen sowie Rückfragen besser klären zu können) handeln kann, zur Beantwortung Ihrer Anfragen auf Basis der in Ziffer 3.3 genannten Rechtsgrundlage.

6.2 Eine Weitergabe Ihrer Kontakt- und Anfragedaten an Dritte sowie eine Übermittlung Ihrer Kontakt- und Anfragedaten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation sind nicht geplant.

6.3 Ihre Kontakt- und Anfragedaten werden nach vollständiger Bearbeitung Ihrer Anfrage unverzüglich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Vorschriften die weitere Verarbeitung, insbesondere die Aufbewahrung, verlangen, die Aufbewahrung aus Beweisgründen (z.B. zur Geltendmachung von Forderungen oder zur Abwehr möglicher Schadensersatzansprüche) geboten ist oder die ausdrückliche Erlaubnis von Ihnen oder in Form einer gesetzlichen Ermächtigung vorliegt.

7. Newsletterversand-Daten

7.1 Wir verarbeiten Ihre Newsletterversand-Daten, bei denen es sich sowohl um Pflichtangaben als auch um freiwillige Angaben (z.B. um Sie persönlich ansprechen, den Inhalt des Newsletters persönlich ausgestalten sowie Rückfragen zur E-Mail-Adresse besser klären zu können) handeln kann, zum Versand unseres Newsletters auf Basis der in Ziffer 3.2. genannten Rechtsgrundlage.

7.2 Für den Newsletterversand verwenden wir das sog. „Double Opt-In-Verfahren“, d.h. wir werden Ihnen den Newsletter erst dann zusenden, wenn Sie zuvor Ihre Anmeldung über eine Ihnen zu diesem Zweck zugesandte Bestätigungs-E-Mail per darin enthaltenem Link bestätigen. Damit möchten wir sicherstellen, dass nur Sie selbst sich als Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse zum Newsletter anmelden können. Ihre diesbezügliche Bestätigung muss innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt der Bestätigungs-E-Mail erfolgen, da anderenfalls Ihre Newsletter-Anmeldung automatisch in unserer Datenbank gesperrt und gelöscht wird. Nach Ihrer Bestätigung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse zum Zweck der Zusendung des Newsletters.

7.3 Darüber hinaus speichern wir jeweils Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können. Die Rechtsgrundlage hierfür folgt aus Ziffer 3.2 und Ziffer 3.4.

7.4 Eine Weitergabe Ihrer Newsletterversand-Daten an Dritte erfolgt nicht. Davon ausgenommen ist Ihre E-Mail-Adresse, welche wir an einen Dienstleister übermitteln, welcher für uns den Newsletterversand übernimmt. Dabei handelt es sich um die Newsletter2Go GmbH. In keinem Fall werden wir Ihre personenbezogenen Daten zu Werbeoder Marketingzwecken Dritten zur Kenntnis geben, es sei denn, Sie haben darin ausdrücklich eingewilligt. Eine Übermittlung Ihrer Newsletter-Versanddaten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht geplant.

7.5 Sie können auch nach Anmeldung für den Newsletterversand die Übersendung weiterer Newsletter jederzeit dadurch verhindern, dass Sie die Einwilligung widerrufen, ohne dass wir Ihnen dafür Kosten berechnen. Dazu können Sie uns entweder eine formlose E-Mail an mail@sodalitas-gmbh.de übersenden oder den Widerruf über den Link am Ende des Newsletters vornehmen. Ihre weiteren Rechte nach Ziffer 4 bleiben davon unberührt.

7.6 Ihre Newsletterversand-Daten werden bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung (Ziffer 7.5) gespeichert und unverzüglich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Vorschriften die weitere Verarbeitung, insbesondere die Aufbewahrung, verlangen, die Aufbewahrung aus Beweisgründen (z.B. zur Geltendmachung von Forderungen oder zur Abwehr möglicher Schadensersatzansprüche) geboten ist oder die ausdrückliche Erlaubnis von Ihnen oder in Form einer gesetzlichen Ermächtigung vorliegt.

8. Datensicherheit

Alle Informationen, die Sie an uns übermitteln, werden auf Servern innerhalb der Bundesrepublik Deutschland gespeichert. Alle Daten, die sich auf unseren Servern befinden, sind durch technische und organisatorische Maßnahmen (z.B. hintereinander geschaltete Sicherheitssysteme) gegen Verlust, Zerstörung, vor dem Zugriff, der Veränderung oder Verbreitung durch unbefugte Personen gesichert. Unsere Mitarbeiter und System-Dienstleister überprüfen die Wirksamkeit des Schutzes regelmäßig. Wir nutzen für die Kommunikation zwischen Ihrem Endgerät und unseren Servern für die Übertragung personenbezogener Daten auf unserer Subdomain https://safe.sodalitas-gmbh.de eine SSL-Verschlüsselung (Secure Socket Layer).

9. Abrufbarkeit der Datenschutzbestimmungen

Sie können diese Datenschutzbestimmungen von jeder Seite unserer Website unter der Rubrik "Datenschutzerklärung" abrufen und ausdrucken.

Stand: Mai 2018
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